Изисквания към електронните магазини при получаване на плащания с дебитни и кредитни карти

Най-накрая беше поставено важно начало, касаещо промените в законодателството относно отчитането на продажбите на електроните магазини. Дали са достатъчни тези промени, според мен по-скоро не. Все още в държавната адмнинистрация цари едно неразбиране на плащанията с карти и че в крайна сметка това си е плащане по банков път и като такова то няма как да се скрие. Поради това това според мен изискванията за неиздаване на касов бон при плащане с карта са излишно усложнени и в голяма част неизпълними ако онлайн търговеца продава и в България. За да съм максимално полезен ще се опитам да разгледам всички аспекти на промяната.

На първо место: какво представлява неприсъственото плащане с карта?  Съгласно определението в § 1, т. 96 от допълнителните разпоредби на ЗДДС "неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта" е заплащане чрез платежна операция, инициирана по интернет и осъществена чрез софтуерно идентифициране на кредитна или дебитна карта или друг картово базиран платежен инструмент от виртуално терминално устройство ПОС (Virtual POS Terminal) без физическо прочитане на картата и без едновременното физическо присъствие на продавача и купувача по продажби, при които предоставянето на стоките или услугите става на място, различно от търговския обект на търговеца.

За да се възползва от това „облекчение” онлайн търговеца трябва да отговаря на и да спазва редица изисквания:

• Изисквания към софтуера на електронния магазин
• Изисквания към приеманите плащания
• Изисквания към документиране на продажбите
• Изискване за деклариране
• Изисквания към обслужващата банка
• Одиторски файл за продажбите

По-долу ще се опитам да разгледам по подробно всички изисквания (според наредба Н-18) и тяхното практическо проявление.

За да не използва касов апарат, а да отчита продажбите с друг документ при приемане на безналични плащания с карта онлайн търговеца трябва да отговаря на следните условия:

1. Софтуерът за управление на продажбите да отговаря на изискванията на чл.52с (Н-18)

Софтуерът на електронният магазин, чрез който се извършват продажби на стоки или услуги, заплащани чрез неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта, за които се издава документ по чл. 52о, трябва да генерира уникален номер на всяка поръчка за закупуване на стока или услуга и да отговаря и да отговаря и на слените изисквания:

• Софтуерът осигурява пълнота и интегритет на данните, създавани при използването му.
• В случаите, в които СУПТО представлява модул от софтуер, останалите модули не могат да имат дублираща функционалност за управление на продажбите или функционалност, целяща заобикаляне на изискванията в това приложение.
• Софтуерът осигурява еднозначна автентикация на потребителите при работа с него.

В случай че интерфейсът на софтуера не е на български език, търговецът е длъжен да разполага с превод на български език на информацията и данните, които предоставя на НАП

В хода на контролни производства по ДОПК и при поискване от страна на орган по приходите онлайн търговецът осигурява на органитепо приходите пълен достъп до административния панел, включително настройки и пълната справочна част, осигурявана от софтуера. 

2. За извършваните през електронния магазин продажби търговеца НЕ може да приема плащания изискващи издаването на касов бон, а ЕДИНСТВЕНО неприсъствени плащания с карта.

Според мен това изискване силно ограничава онлайн търговците работещи в България, поради масово предпочитания от клиентите наложен платеж . Доколкото в Н-18 е посочено ограничение само при плащания изискващи издаването на фискален бон, би трябвало получаването на суми чрез пощенски паричен превод /ППП/ да не представляват проблем, понеже не изисква издаването на касов бон. В такъв случай при подготовката на одиторския файл за НАП (който ще бъде разгледан по-долу) трябва да се вземат предвид само плащанията получени чрез виртуалния POS. За да не се поемат рискове (понеже и едно случайно плащане с наложен платеж компрометира облекченото отчитане и НАП може да прекрати регистрацията на електрония магазин) е препоръчително ако търговеца прецени да го използва да ограничи плащанията само до плащане с карта. Поради това този начин на работа е най приложим за електронни магазини, в държави където е прието само получаване на плащания чрез карта или с други думи за онлайн търговци работещи в чужбина. От изискванията става ясно че това няма как да са продажби от платформи или маркетплейси тъй като те няма как да отговарят на изискванията по т.1.

3. Чрез софтуера за управление на продажбите (електронния магазин), да не се управляват други продажби извън посочените по-горе /плащането, за които е извършено с карта/

Това отново силно ограничава търговеца и според мен може да е в облекчение основно на търговци извършващи дистанционни продажби и/или дропшипинг.

Документиране на продажбите

В случай че онлайн търговецът избере този начин на отчитане на продажбите той издава документ, който трябва да бъде изпратен по електронен път на клиента и съдържа най-малко следните реквизити:

1. наименование, номер и дата на документа; номерът на документа трябва да е 10-разряден, да нараства възходящо за всяка продажба и да съдържа само арабски цифри; номерът трябва да е уникален за цялата дейност на електронния магазин и търговеца;

2. данни за търговеца: за юридическите лица и едноличните търговци – наименование, ЕИК, седалище и адрес на управление, електронен адрес или телефон; за физическите лица – имена, адрес, на който се упражнява дейността, електронен адрес или телефон;

3. уникален номер на клиентската поръчка;

4. референтен номер на финансовата транзакция;

5. наименование на стоката/услугата, код на данъчна група, количество и стойност по видове закупени стоки/услуги, единична цена, обща сума за плащане и начин/и на плащане;

6. двумерен баркод (QR код) съгласно приложение № 18а, съдържащ информация за продажбата – номера, получен от НАП при подаване на информация по чл. 52р съгласно приложение № 33, дата и час на продажбата в софтуера на електронния магазин, референтен номер на финансовата трансакция, сума на продажбата и уникален номер на клиентската поръчка в електронния магазин.

Информацията в QR кода се кодира в следната последователност и формат на данните: <номерът, получен от НАП при подаване на информация по чл. 52р съгласно приложение № 33>*< >*<уникален номер на клиентската поръчка>*<референтен номер на финансовата трансакция>*<дата на издаване на документ за продажба във формат ГГГГ-ММ-ДД>*<час на издаване на документ за продажба във формат ЧЧ:ММ:СС>*<обща сума на продажбата>.

Когато за продажбата е издадена фактура, съдържаща информацията по ал. 1, т. 5, се допуска в документа да се посочи номер и дата на фактурата вместо информацията по ал. 1, т. 5.

Когато за продажбата е издадена фактура, се допуска да не се издава документ по ал. 1, ако във фактурата се съдържат данните по ал. 1, т. 3 - 6.

Търговецът трябва да осигури еднозначна идентификация на всяка продажба от всеки електронен магазин.

Изисквания за обслужваща банка

Облекчените условия за електронните търговци, се допускат само при условие, че те приемат неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта само по платежни сметки в банки и други доставчици на платежни услуги с титуляр търговеца. Сметките могат да бъдат при доставчик на платежни услуги, установен на територията на ЕС или държава, с която Република България има влязла в сила СИДДО, включваща клауза за обмен на банкова информация. Сметките трябва да са свързани с използваните от онлайн търговците виртуални ПОС, предоставени им от доставчика на платежни услуги, при който е разкрита сметката. Допуска се постъпленията от плащания чрез виртуален ПОС да постъпват в сметки на доставчици на платежни услуги, предоставили ПОС-а, при условие че впоследствие се превеждат по платежна сметка с титуляр търговеца.

Допуска се постъпленията от продажби да се приемат чрез виртуален ПОС, който е свързан с платежна сметка на доставчик на платежни услуги, различен от доставчика на платежни услуги, при който е разкрита сметката на задълженото лице /търговеца/, при условие че:

1. доставчикът, който приема плащането чрез виртуален ПОС, е установен на територията на ЕС или юрисдикция, с която Република България има влязла в сила СИДДО, включваща клауза за обмен на банкова информация; и

2. постъпленията от продажбите се трансферират от доставчика, приел плащането чрез виртуален ПОС, директно до сметката на търговеца.

Деклариране на електрония магазин в НАП

Независимо дали е деклариран до сега или тепърва ще започва дейност през нов електронен магазин търговеца прябва да подаде нова декларация. Във връзка с приемането на облекчената форма на приемане на плащания, ще трябва да се коригират вече приетите или да се декларират на ново данните преди започване на прилагането и. Чрез това деклариране ще се получи и уникален номер от регистъра на НАП, който е необходим и при кодирането на QR кода. Допълнителната информация която трябва да предостави на НАП е:

• методите на плащане, предлагани от електронния магазин;
• доставчиците на платежни услуги, с които има сключен договор за предоставяне на виртуален ПОС или с които има сключен договор за получаване на плащания чрез виртуален ПОС на доставчик, свързан с платежна сметка на доставчика;
• платежните сметки, по които получава плащания от продажбите на стоки или услуги, включително тези, с които е свързан виртуален ПОС;
• изпълнението на условията на чл. 52с – или изискванията към софтуера на електронния магазин разгледани по горе.
• номер на виртуалния ПОС, чрез който се извършват плащанията, включително когато виртуалният ПОС е на доставчик на платежни услуги и е свързан с платежна сметка на доставчика.

Одиторски файл за продажбите

Търговец, избрал облекченият режим на отчитане, е длъжен за всеки календарен месец да подава към НАП одиторски файл съгласно приложение № 38, съдържащ информация за направените в електронния магазин поръчки, по които са извършени доставки на стоки/услуги през месеца. Информацията се подава в НАП по електронен път до 15-о число на месеца, следващ месеца, за който се отнася. Имайки предвид вида и количеството информацията, която трябва да се предостави, обстоятелството че представянето се извършва изключително по електронен път е необходимо търговците преди да предпочетат този начин на отчитане на продажбите да помислят за софтуер, чрез който ще се подготвя въпросния одиторски файл. Според мен е най - добре този софтуер да се интегрира в софтуера на електрония магазин и след приключване на месеца да се изготвя с възможно най-малки усилия.

Само времето ще покажа доколко са удачни тези „облекчени” форми на отчитане според НАП. Дали ще са приложими и използваеми или отново ще се налагат изменения на наредбата.